Prozessoptimierung & Automatisierung

Prozessoptimierung und Automatisierung sind keine Zukunftsthemen mehr – sie sind heute entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gerade im deutschen Mittelstand herrscht nach wie vor großer Nachholbedarf: Viele interne Abläufe sind zeitintensiv, fehleranfällig und binden unnötig Ressourcen.

Dabei bieten moderne Tools und Technologien heute nie dagewesene Möglichkeiten, Prozesse schlanker, schneller und kostengünstiger zu gestalten – ganz ohne komplexe IT-Projekte. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) und No-Code-Plattformen wie Make.com oder Zapier können Unternehmen innerhalb weniger Tage erste spürbare Verbesserungen erzielen.

Warum Prozessoptimierung so wichtig ist

In vielen Unternehmen sehen wir dieselben Herausforderungen:

• Daten werden manuell in Excel gepflegt

• Informationen zwischen Systemen per Copy & Paste übertragen

• Kundenanfragen händisch bearbeitet

• Kommunikationsfehler durch inkonsistente Datenbestände

All das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern demotiviert auch Mitarbeitende, die ihr Potenzial sinnvoller einsetzen könnten.

Hinzu kommt: Der Fachkräftemangel zwingt Unternehmen dazu, effizienter zu arbeiten und personelle Ressourcen optimal zu nutzen. Genau hier setzt die Automatisierung an.

Was moderne Automatisierung heute leisten kann

Mit Lösungen auf Basis von KI und No-Code lassen sich heute nahezu alle wiederkehrenden Prozesse automatisieren – von einfachen Datenübertragungen bis hin zu komplexeren Workflows.

Zwei konkrete Beispiele aus unserer Beratungspraxis zeigen das Potenzial:

1. Automatisierte Anrede im CRM – 1 Stunde täglich gespart

Ein B2B-Kunde erhält viele Leads über Formulare auf der Website und soziale Netzwerke. Gemeinsam entwickelten wir einen Workflow mit ChatGPT und Make.com, der automatisch die passende Anrede ergänzt – egal ob „Herr“, „Frau“ oder personalisierte Formulierungen.
Ergebnis: täglich über eine Stunde eingesparte Arbeitszeit und verbesserte Datenqualität für personalisierte Kommunikation.

2. Termine aus Fotos automatisch in den Kalender – 20 Minuten täglich gespart

Ein anderer Kunde erhält von seinen Partnern Termine in Papierform. Über eine App fotografiert er die Termine, und ChatGPT extrahiert die relevanten Daten. Per Make.com werden diese direkt in seinen Kalender übertragen.
Ergebnis: eine spürbare Entlastung und 20 Minuten Zeitgewinn pro Tag – ganz ohne zusätzliche Schulung oder IT-Aufwand.

Unser Vorgehen: systematisch und praxisnah

Unsere Projekte folgen einer klaren, bewährten Struktur:

1. Analyse des Ist-Zustands: durch Interviews, Beobachtungen und Prozessdokumentation

2. Visualisierung des Ist-Prozesses: für ein gemeinsames Verständnis

3. Priorisierung: anhand von Aufwand, Nutzen und Kosten

4. Entwicklung & Umsetzung: agiles Arbeiten mit schnellem Mehrwert

5. Implementierung & Übergabe: inklusive Tests, Dokumentation und Schulung

6. Monitoring & Optimierung: um langfristig den maximalen Nutzen zu sichern

Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt

Ob kleine Automatisierung oder umfassende Prozessstrategie: Die Technologien sind da, die Tools sind reif – und der Aufwand geringer als je zuvor.

Nutzen Sie das Potenzial!
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse – wir helfen Ihnen, schneller, effizienter und zukunftssicher zu arbeiten.

Über den Autor

Armin Trunk ist ein erfahrener Unternehmensberater mit Schwerpunkt auf E-Commerce Strategien.
Mit seiner langjährigen Erfahrung hilft er Unternehmen dabei, mit Tipps und Strategien ihre Online-Präsenz zu optimieren und in der digitalen Welt erfolgreich zu sein – und das auch langfristig.